Il 13 settembre 2024, l’Office of Foreign Assets Control (“OFAC”) ha pubblicato una nuova Interim Final Rule (“IFR”) che estende il periodo di conservazione obbligatoria dei documenti relativi a operazioni di cui al Capitolo V del Code of Federal Regulations (“CFR”), Subtitle B (che disciplina le sanzioni economiche internazionali imposte dagli USA) da cinque a dieci anni. La nuova regola entrerà in vigore il 12 marzo 2025 ed è stata adottata dopo che l’OFAC ha raccolto, fino al 15 ottobre 2024, commenti scritti sulle nuove disposizioni.
La modifica è strettamente correlata all’estensione del periodo di prescrizione (“statute of limitations”) per i reati e gli illeciti civili di cui alle leggi attuate ai sensi dell’International Emergency Economic Powers Act (“IEEPA”) e del Trading with the Enemy Act (“TWEA”), entrata in vigore il 24 aprile 2024, a seguito della firma da parte del Presidente Biden della legge HR 815, National Security Supplemental. L’estensione del periodo di prescrizione rende infatti necessario mantenere i documenti pertinenti per un periodo più lungo, in quanto potrebbero essere richiesti per procedimenti legali o per la presentazione di auto-denunce volontarie.
L’OFAC ha da tempo richiesto – ai sensi delle sue “Reporting, Procedures and Penalties Regulations”, a chiunque sia coinvolto in attività economiche con paesi, persone, entità o settori soggetti alle misure restrittive USA di mantenere registrazioni complete e accurate di tutte le operazioni, comprese quelle relative a trasferimenti vietati o autorizzati e di asset “bloccati” (i.e., in termini equivalenti nella normativa UE, congelati). La nuova regola estende la durata di questo obbligo di conservazione da cinque a dieci anni, in linea con le modifiche legislative sul periodo di prescrizione degli illeciti connessi.
Considerando che le indagini OFAC per violazioni delle regole USA sulle sanzioni economiche internazionali aventi efficacia extraterritoriale potrebbero riguardare condotte risalenti fino ai dieci anni precedenti, si consiglia di tenere in debita considerazione tale circostanza nella definizione delle politiche aziendali relative alla conservazione dei documenti, anche alla luce del fatto che la normativa italiana specifica (vedasi il Decreto Legislativo 15 dicembre 2017, n. 221) prevede l’obbligo di conservazione della documentazione relativa alle operazioni esportative in questione per un periodo di cinque anni a decorrere dalla fine dell’anno nel quale le operazioni hanno avuto luogo. Lo Studio aveva comunque già da tempo consigliato alle aziende di adottare una politica di conservazione più lunga, indicando già il termine decennale come adeguato anche nell’ottica dei termini prescrizionali dei reati oggi previsti. La tematica andrà nuovamente analizzata alla luce del recepimento della direttiva sulla criminalizzazione delle violazioni delle sanzioni economiche internazionali (Direttiva (UE) 2024/1226) che potrebbe ragionevolmente intervenire sui termini di prescrizione e, di riflesso, sugli obblighi di conservazione della documentazione.
I professionisti dello Studio Legale Padovan, forti di oltre vent’anni di esperienza in materia di sanzioni economiche internazionali e supportati da una rete di studi corrispondenti anche negli Stati Uniti, sono a disposizione delle imprese per qualsiasi chiarimento fosse necessario.
