AGGIORNAMENTO NORMATIVO – Polonia: trasporti internazionali, nuovi obblighi operativi e rafforzamento dei sistemi di controllo logistico nel territorio polacco

La Polonia ha significativamente rafforzato il proprio quadro normativo in materia di trasporti e sistemi di controllo logistico, introducendo misure più stringenti e intensificando i controlli. Il nuovo contesto impone agli operatori unionali un’immediata attenzione e un rapido adeguamento dei processi interni.

In collaborazione con i nostri colleghi polacchi, Agnieszka Kisielewska e Magdalena Wiszniewska dello studio Halcyon, esperti in materia doganale, presentiamo di seguito un aggiornamento sullo stato dell’arte delle normative rilevanti.

Il governo polacco ha stabilito che, dal 17 marzo 2026, le disposizioni relative al sistema elettronico di monitoraggio del trasporto stradale e ferroviario di merci (di seguito “SENT”) amplieranno il proprio ambito applicativo, includendo specifiche categorie di abbigliamento e calzature, individuate sulla base dei codici della Nomenclatura Combinata (di seguito “NC”) e al superamento di determinate soglie quantitative sia in termini di peso sia in numero di articoli.

In particolare, rientrano ora nell’ambito di applicazione:

• capi di abbigliamento e accessori (CN capitoli 61 e 62) oltre specifiche soglie di peso;
• indumenti usati (CN 6309);
• calzature (CN capitolo 64), con esclusione di alcune componenti;
• spedizioni miste contenenti prodotti appartenenti a più categorie rilevanti, al superamento delle soglie previste.

Le nuove disposizioni possono comportare per gli operatori economici polacchi obblighi di registrazione e comunicazione tramite il portale doganale polacco (link), finalizzato all’ottenimento di un codice identificativo da associare al trasporto. Il mancato rispetto degli obblighi può determinare sanzioni amministrative rilevanti e, nei casi più gravi, il fermo del veicolo adibito al trasporto delle merci.

Il quadro normativo presenta profili applicativi articolati e complessi, in particolare per gli operatori esteri, e richiede un’attenta valutazione degli adempimenti connessi alla classificazione delle merci e alla gestione dei flussi logistici. Tali misure si inseriscono in una più ampia strategia di rafforzamento dei controlli logistici e fiscali, fondata sull’utilizzo integrato di strumenti digitali per il monitoraggio dei trasporti e dei flussi commerciali.

Alla luce delle criticità riscontrate nella prassi operativa, si raccomanda un’attenta analisi dei protocolli interni e dei flussi logistici, al fine di assicurare la piena conformità alla normativa vigente.

Obblighi e profili operativi per fornitori UE

Si evidenziano, in particolare, alcuni rilevanti profili operativi connessi all’applicazione del sistema SENT, con particolare riferimento al ruolo dei fornitori stabiliti in Stati membri diversi dalla Plonia.

Il sistema SENT, disciplinato dalla normativa polacca in materia di monitoraggio dei trasporti, si applica alle cosiddette merci sensibili e impone specifici obblighi ai soggetti coinvolti nella catena logistica (mittente, destinatario e vettore). In particolare, tali obblighi si applicano, tra l’altro, a determinate categorie di beni al superamento di soglie quantitative (es. 500 kg o 500 litri per singola spedizione).

Nel caso di trasporti verso la Polonia:

• l’obbligo di registrazione nel sistema SENT grava sul destinatario stabilito in Polonia, che deve effettuare la notifica prima dell’ingresso delle merci e ottenere il relativo codice identificativo;
• il vettore è tenuto a integrare la notifica con i dati di trasporto (mezzo, percorso, documentazione e dispositivi di tracciamento) prima dell’inizio del trasporto sul territorio polacco.
• Il fornitore estero, pur non essendo formalmente soggetto agli obblighi di registrazione nel sistema SENT, assume un ruolo operativo di rilievo, che varia in funzione del termine di resa applicabile.

Nelle operazioni regolate dall’Incoterm DAP (Delivered At Place), il fornitore, in quanto responsabile dell’organizzazione del trasporto fino al luogo di destinazione in Polonia, è tenuto a:

• fornire dati completi e accurati relativi alla spedizione (classificazione CN, natura, peso e quantità delle merci);
• verificare che il destinatario abbia effettuato la registrazione e trasmesso il codice SENT al vettore;
• coordinarsi con il vettore affinché siano adempiuti gli obblighi di integrazione della notifica e di tracciamento;
• garantire un adeguato flusso informativo tra le parti coinvolte.

Nelle operazioni commerciali con resa Incoterms EXW (Ex Works), in cui il trasporto viene    eseguito dall’acquirente della merce, il fornitore mantiene un ruolo più limitato, ma risulta comunque opportuno che:

• metta a disposizione informazioni corrette e complete sulla merce;
• collabori, ove necessario, per assicurare la corretta gestione degli adempimenti SENT da parte degli altri soggetti coinvolti.

Il mancato rispetto della disciplina SENT può comportare conseguenze rilevanti, tra cui il fermo del trasporto, sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, la confisca delle merci.

Alla luce di tali profili, una corretta gestione e coordinazione degli adempimenti SENT rappresenta un elemento essenziale anche per i fornitori non stabiliti in Polonia, al fine di ridurre i rischi operativi, evitare ritardi nelle consegne e prevenire possibili responsabilità contrattuali.

Lo Studio Legale Padovan e i colleghi dello Studio Halcyon si mettono a disposizione degli operatori unionali che si interfacciano con le autorità doganali polacche, per monitorare attentamente gli aggiornamenti normativi, effettuare valutazioni preventive e collaborare con le controparti locali al fine di garantire la conformità delle operazioni commerciali alle regole applicabili.